Politique de confidentialité

Dernière modification le :

30 octobre 2024

L’Association Nationale Militaire des Infirmiers et Techniciens de Réserve des Hôpitaux des Armées (ANMITRHA) s’engage à protéger la vie privée de ses membres.

Cette politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, traitons et protégeons les données personnelles de nos adhérents.

Collecte des Données Personnelles

1. Types de Données Collectées

Informations d’identification : Civilité, Nom, Prénom, Date de naissance.
Coordonnées : Adresse e-mail, Adresse postale, Code postal, Ville, Pays, N° de téléphone.
Informations professionnelles : Grade MITHA, Lieu d’affectation, ancien personnel d’active, dernière affectation, type de réserve, participation à des OPEX/MCD.
Autres données : Spécialité, activité, domaine de compétence.

2. Utilisation des données

Gestion des Membres : Les informations sont utilisées pour l’administration des comptes des adhérents, la gestion des services offerts (ressources & document…) et la communication autour des événements et des actualités de l’association.
Affichage dans l’Annuaire Interne : Le nom, prénom, grade MITHA et le lieu d’affectation des adhérents sont inclus dans notre annuaire interne. Cet annuaire est conçu pour favoriser le réseautage et les échanges entre les membres, et il est uniquement accessible aux adhérents authentifiés sur notre site.
Communication Sécurisée : Les membres ont la possibilité d’échanger des informations de contact telles que les numéros de téléphone et adresses e-mail de manière sécurisée via la messagerie interne du site.
Consentement à l’Utilisation de l’Image et aux Statuts : Lors de l’inscription, les membres donnent leur accord pour que l’association utilise leur image dans ses communications et attestent avoir pris connaissance et accepté les statuts et le règlement intérieur de l’ANMITRHA.

3. Utilisation des Services Tiers et Sécurité des Données

Dans le cadre de notre engagement à offrir des services de qualité tout en assurant la sécurité des données de nos membres, l’ANMITRHA utilise divers services tiers et protocoles de communication sécurisés.

ARMember : facilite la gestion des adhésions de nos membres.
Google Recaptcha V3 : vérifie que vous êtes bien un utilisateur humain et non un robot.
Google Cloud API : permet à notre site d’interagir de manière fluide avec d’autres applications.
Google Analytics : nous aide à suivre et analyser les statistiques de fréquentation de notre site.
Google Workspace For Nonprofit : nous offre un service de messagerie via Gmail et un espace sécurisé pour stocker nos fichiers internes.
Brevo : gère l’envoi de nos campagnes d’e-mails, telles que les newsletters, ainsi que les emails transactionnels pour notre boutique et ARMember.
WooCommerce : permet la gestion autonome de notre boutique en ligne.
PayPal : gère vos paiements si vous choisissez cette méthode de règlement.
Stripe : prend en charge les paiements par carte bancaire sur notre site.
Apple Pay : traite vos paiements si vous sélectionnez cette option de paiement.
Google Pay : permet la gestion de vos paiements via cette plateforme lorsque vous l’utilisez.

Hébergement et Sécurité du Site

Nos données sont hébergées en France par Hostinger, un prestataire réputé pour sa fiabilité et la sécurité de ses serveurs.

Nous utilisons une connexion HTTPS pour toutes les interactions sur notre site, assurant ainsi la confidentialité et la sécurité des échanges de données.

Gestion des Comptes Utilisateurs

1. Accès et Gestion du Compte sur le Site Internet anmitrha.fr

Chaque membre de l’ANMITRHA a un accès personnel à la section “Mon Compte” sur le site internet anmitrha.fr.

Dans cette section, les membres peuvent consulter et gérer activement leurs informations personnelles.

Ils ont la possibilité de mettre à jour ou de modifier des données telles que leur adresse e-mail, leur adresse postale, leur numéro de téléphone, et d’autres informations personnelles pertinentes.

Cette fonctionnalité offre aux membres un contrôle direct et instantané sur la majorité de leurs données personnelles.

Certaines informations des membres sont également stockées sur Google Workspace et Brevo, un environnement sécurisé et centralisé pour la gestion des données de l’association.

Contrairement aux données accessibles sur le site anmitrha.fr, les informations stockées sur Google Workspace et Brevo ne peuvent pas être modifiées directement par les membres.

Pour demander la suppression ou la modification des données personnelles hébergées sur Google Workspace et/ou Brevo, l’adhérent doit contacter l’administrateur de l’association par un moyen de communication officiel (comme un e-mail).

L’administrateur est ensuite responsable de traiter ces demandes conformément aux règles de l’association et aux réglementations en vigueur, telles que le RGPD.

2. Communication avec les Membres

Lettres d’Information et Listes de Diffusion : Utilisant les solutions Google et/ou Brevo, nous envoyons des communications régulières, telles que des lettres d’information, des mises à jour importantes, ou des informations sur des événements.

Système de Messagerie Interne : Nous offrons une plateforme de messagerie sécurisée pour que les membres puissent communiquer entre eux, échanger des informations de contact, et établir des connexions professionnelles via ARMember.

3. Consentement et Préférences des Membres

Gestion du Consentement : Lors de l’inscription, les membres donnent leur consentement pour l’utilisation de leurs données, y compris l’utilisation de leur image. Ils peuvent modifier ces préférences à tout moment dans l’onglet “éditer mon profil”. Ils ont la liberté de modifier ou retirer ce consentement à tout moment.

Droit à l’Information et à la Modification : Conformément au RGPD, les membres ont le droit d’accéder à leurs données personnelles, de les rectifier, de limiter leur traitement, ou de demander leur suppression.

Confidentialité des Données dans l’Annuaire Interne : Bien que certaines informations telles que le nom, le prénom, le grade et le lieu d’affectation soient visibles dans l’annuaire interne, cet accès est strictement limité aux membres authentifiés pour garantir la confidentialité.

4. Partenariat avec GMF et Promotion

Non-Vente des Données. Nous tenons à réitérer que l’ANMITRHA ne vend pas et ne partagera pas les informations personnelles de ses membres à des tiers, y compris à nos partenaires commerciaux.

Partenariat avec GMF : Dans le cadre de notre partenariat avec la GMF, nous avons l’obligation contractuelle de promouvoir leurs services auprès de nos membres.

Ce partenariat est fondé sur l’intérêt commun de fournir des avantages pertinents à nos adhérents.

La GMF peut être présente lors de nos événements et avoir l’opportunité de démarcher nos membres durant ces occasions. Nous veillons à ce que cette présence soit conforme à nos valeurs et à nos engagements en matière de confidentialité.

Il est important de noter que la participation à toute promotion ou interaction avec GMF lors de nos événements reste entièrement facultative pour nos membres. Chaque membre a la liberté de choisir de s’engager ou non avec GMF.

Droits des Adhérents sur les données personnelles

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), l’adhérent bénéficie d’un droit d’accès, de rectification, de portabilité, d’effacement de ses données ou d’une limitation de traitement. Il peut exercer ces droits en prenant contact par mail contact@anmitra.fr

1. Principes de Conservation des Données

Durée de Conservation : Les données personnelles sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées. Cela inclut la gestion de l’adhésion, la communication avec les membres, et l’administration des services offerts par l’association.
Données dans l’Annuaire Interne : Les informations telles que le nom, prénom, grade MITHA, et lieu d’affectation sont conservées dans notre annuaire interne accessible aux membres authentifiés, afin de faciliter les échanges et la communication au sein de notre communauté tant qu’ils sont adhérents à l’association.

2. Suppression des Données

Demandes de Suppression : Les membres ont le droit de demander la suppression de leurs données personnelles. Pour les données accessibles via leur compte sur anmitrha.fr, les membres peuvent effectuer cette suppression directement.

Pour les données stockées sur Google Workspace et Brevo, les membres doivent contacter l’administrateur.

Les visiteurs de notre site qui n’ont pas l’autorisation de créer un compte (car ils ne sont pas adhérents) et ont acheté sur notre boutique peuvent demander la suppression de leurs données personnelles de notre base de données. Pour ce faire, il suffit d’envoyer un e-mail à l’adresse suivante : contact@anmitrha.fr.

Suppression Automatique des Comptes Inactifs : Les comptes inactifs pendant plus de deux ans sont automatiquement supprimés, conformément à notre politique de conservation des données.

Cette mesure aide à garantir que les informations inutiles ne sont pas stockées indéfiniment.

Conséquences du Refus de la Politique de confidentialité

L’acceptation de la politique de confidentialité de l’ANMITRHA est un prérequis essentiel pour qui conditionne l’adhésion et l’accès aux services offerts par l’association.

Le refus de la politique de confidentialité entraîne la désactivation du compte de l’adhérent sur notre plateforme et la suspension de tous les services associés.

Un refus de la politique de confidentialité n’implique pas le remboursement de la cotisation déjà versée par l’adhérent à l’association.

Les données personnelles des membres qui refusent la politique de confidentialité seront traitées conformément aux principes de suppression des données de l’association. Cela signifie que leurs données seront conservées pour une période transitoire avant d’être supprimées, conformément aux exigences légales et réglementaires.

L’ANMITRHA encourage les membres ayant des préoccupations ou des questions sur la politique de confidentialité à contacter l’association pour un dialogue constructif avant de prendre une décision de refus.

Responsabilités et Engagements du Responsable du Système d'Information

Un responsable du système d’information est nommé au sein de l’ANMITRHA.

Le RSI garantit la confidentialité et le traitement éthique des données personnelles et sensibles, conformément aux réglementations en vigueur, notamment le RGPD.
Il gère l’accès aux données, la mise en place de politiques de confidentialité claires et conformité réglementaire continue.
Il s’assure que toutes les opérations informatiques soient conformes aux lois et réglementations locales et internationales, y compris le RGPD.
Il a en charge la révision périodique des pratiques pour garantir la conformité et mise en œuvre de politiques conformes aux dernières réglementations.

1. Processus de Révision

La politique de confidentialité est régulièrement évaluée et mise à jour pour assurer sa conformité avec les lois et réglementations en vigueur, telles que le RGPD, ainsi qu’avec les meilleures pratiques sectorielles.

Les modifications peuvent également être apportées pour refléter les changements dans nos opérations, nos services, ou dans le cadre de nos partenariats, comme avec GMF.

2. Communication des Modifications

Toute modification significative de la politique de confidentialité sera communiquée à nos membres par e-mail via notre liste de diffusion Google Contact et/ou Brevo.

Nous veillerons à expliquer clairement les changements effectués et leurs implications pour les membres.